Datenschutz-Erklärung

Information zur Datenverarbeitung nach Art. 13 und 14 
der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
(Stand Mai 2018)

Wir informieren Sie hiermit über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und die Ihnen zustehenden datenschutzrechtlichen Ansprüche und Rechte. Der Inhalt und Umfang der Datenverarbeitung richtet sich maßgeblich nach den jeweils von Ihnen beantragten bzw. mit Ihnen vereinbarten Produkten und Dienstleistungen.

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist:
H + A Trendbalance GmbH
Freitagstraße 56
D 07546 Gera

Ansprechpartner für die Datenverarbeitung:
Jürgen Azendorf
Freitagstraße 56
D 07546 Gera

Email:     j.azendorf@trendbalance.de
Telefon: +49 365 413381

2. Welche Daten werden verarbeitet und aus welchen Quellen stammen diese Daten?

Wir verarbeiten personenbezogenen Daten, die wir im Rahmen unserer Geschäftsbeziehungen von Ihnen oder von einem von Ihnen beauftragten Partner (Arzt, Apotheker, Händler) erhalten. Zudem verarbeiten wir Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. Firmenbuch, Vereinsregister, Grundbuch, Medien) zulässigerweise erhalten haben.

Zu den personenbezogenen Daten zählen Ihre Personalien (wie z.B. Anrede, Name, Land, Adresse, Emailadresse und Telefonnummer, Geburtsdatum, Beruf, Lieferadressen etc.), Legitimationsdaten nur bei Abwicklung von Bestellungen durch Arztpraxen und Handelspartnern (z.B. Ausweisdaten und Daten aus Gewerbeberechtigungen).

Darüber hinaus können wir auch verarbeiten: Ihre Auftrags- und Rechnungsdaten , Dokumentationsdaten (z.B. Messegesprächsprotokolle, Seminarteilnehmerprotokolle, Telefonaufzeichnungen, sofern Sie uns Ihre Zustimmung dazu erteilt haben),

3. Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage werden die Daten verarbeitet?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem deutschen Datenschutzgesetz 2018

– Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Art 6 Abs. 1b DSGVO):

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten (Art 4 Nr. 2 DSGVO) erfolgt zur Erbringung von Produktverkäufen und Informationsleistungen, insbesondere zur Ausführung Ihrer uns erteilten Aufträge. Der Umfang der Datenverarbeitung richtet sich in erster Linie nach dem von Ihnen konkret angefragten Produkt und kann u.a. Bedarfsanalysen, Beratung sowie die Durchführung von Produktprüfungen, Produktbestellungen und Produktauslieferungen umfassen.

– Zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (Art 6 Abs. 1c DSGVO):

Eine Verarbeitung personenbezogener Daten kann zum Zweck der Erfüllung unterschiedlicher gesetzlicher Verpflichtungen (z.B. aus dem Steuerrecht, Lebensmittelrecht etc.) sowie aufsichtsrechtlicher Vorgaben (z.B. der der deutschen Lebensmittelaufsicht, etc.), welchen die H + A Trendbalance GmbH als deutsches Unternehmen unterliegt, erforderlich sein. Beispiele für solche Fälle sind:
notwendige Meldungen an das Finanzamt, Aufbewahrung von steuerrechtlich relevanten Belegen
notwendige Verarbeitung nach dem Lebensmittelrecht zur Rückverfolgbarkeit von Waren mittels Chargen – Kontrolle 

– Im Rahmen Ihrer Einwilligung (Art 6 Abs. 1a DSGVO):

Wenn Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogener Daten erteilt haben, erfolgt eine Verarbeitung nur gemäß den in der Zustimmungserklärung festgelegten Zwecken und im darin vereinbarten Umfang. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, wenn Sie mit einer Verarbeitung zu diesen Zwecken nicht mehr einverstanden sind).

– Zur Wahrung berechtigter Interessen (Art 6 Abs. 1f DSGVO):

Soweit erforderlich kann im Rahmen von Interessenabwägungen zugunsten der H + A Trendbalance GmbH oder eines Dritten eine Datenverarbeitung über die eigentliche Erfüllung des Vertrags hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten erfolgen. In den folgenden Fällen kann eine Datenverarbeitung zur Wahrung der berechtigten Interessen der H + A Trendbalance GmbH erfolgen:
Konsultation von und Datenaustausch mit Auskunfteien (z.B. Creditreform GmbH) und Kreditinstituten zur Ermittlung von Bonitäts- bzw. Ausfallrisiken
Konsultation von und Datenaustausch mit Inkasso Dienstleistern zur Eintreibung berechtigter Forderungen
Bearbeitung von Beschwerdefällen
Maßnahmen zur Geschäftssteuerung, Weiterentwicklung von Dienstleistungen und Produkten sowie zur Kundenrückgewinnung
Maßnahmen zum Schutz von MitarbeiterInnen und KundInnen
Verfolgung unserer rechtlicher Interessen

4. Wer ist Empfänger meiner Daten?

Innerhalb der H + A Trendbalance GmbH erhalten nur diejenigen Stellen bzw. MitarbeiterInnen Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglicher, gesetzlicher und aufsichtsrechtlicher Pflichten oder zur Wahrung berechtigter Interessen der H + A Trendbalance GmbH benötigen.

Darüber hinaus übermitteln wir Ihre Daten an von uns beauftragte Auftragsverarbeiter, das können sein:
– IT und Hosting Dienstleister, die unsere IT administrieren und Speichermedien zur Verfügung stellen;
– Kreditinstitute zur Abwicklung des Zahlungsverkehrs bei Bestellungen;
– Lieferanten zur Abwicklung von Produktbestellungen;
– Labore zur Prüfung von Produktformulierung;
– Transportunternehmen zur Versendung Ihrer bestellten Waren;
– Vertriebspartner, sofern diese Ihre Daten zur Abwicklung Ihres Auftrags benötigen.
– an öffentliche Stellen und Institutionen (Finanzämter, Behörden sofern eine gesetzliche oder aufsichtsrechtliche Verpflichtung dazu vorliegt.

Sämtliche Auftragsverarbeiter und Vertriebspartner sind vertraglich dazu verpflichtet, Ihre Daten nur im Rahmen der Leistungserbringung und gemäß den geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen zu verarbeiten.

5. Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten, soweit erforderlich, für die Dauer der gesamten Geschäftsbeziehung (von der Anbahnung, Abwicklung bis zur Beendigung eines Vertrags) sowie darüber hinaus gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich u.a. aus dem Handelsgesetzbuch (HGB), dem Steuerrecht und dem deutschen und europäischen Lebensmittelgesetz ergeben. Personenbezogene Daten von Kunden aus Bestellungen speichern wir gem. den aktuell gültigen Bestimmungen 7 Jahre.

Zudem sind bei der Speicherdauer die gesetzlichen Verjährungsfristen, die z.B. nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) in bestimmten Fällen bis zu 30 Jahren (die allgemeine Verjährungsfrist beträgt 3 Jahre) betragen können, zu berücksichtigen.

Haben Sie uns die Einwilligung zu Ihrer persönlichen Betreuung und zur Zusendung von Informationen zu unseren Produkten und Angeboten erteilt, speichern wir Ihre Daten so lange bis Sie diese Einwilligung widerrufen.

6. Welche Datenschutzrechte stehen mir zu?

Sie haben jederzeit ein Recht auf Auskunft hinsichtlich Art und Umfang Ihrer verarbeiteten Daten, auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten, ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung sowie ein Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß den Voraussetzungen des Datenschutzrechts.

Sind Sie der Meinung, dass wir bei der Verarbeitung Ihrer Daten gegen deutsches oder europäisches Datenschutzrecht verstoßen, so ersuchen wir Sie, mit uns Kontakt aufzunehmen, um Ihre Bedenken klären zu können.

Beschwerden können Sie auch an die jeweilige Datenschutzbehörde richten.

Für Deutschland:
Thüringer Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (TLfDI)
Dr. Lutz Hasse, Postfach 900455, 99107 Erfurt
Telefon: 03 61/37 71 900
Telefax: 03 61/37 71 904
E-Mail: poststelle@datenschutz.thueringen.de

7. Bin ich zur Bereitstellung von Daten verpflichtet?

Im Rahmen der Geschäftsbeziehung müssen Sie jene personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme und Durchführung der Geschäftsbeziehung erforderlich sind und zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Wenn Sie uns diese Daten nicht zur Verfügung stellen, werden wir den Abschluss des Vertrags oder die Ausführungen des Auftrags in der Regel ablehnen müssen oder einen bestehendes Vertragsverhältnis beenden müssen.

8. Anpassung der Information nach Art 13/14 DSGVO

Bitte beachten Sie, dass wir bei Bedarf Anpassungen an dieser Information nach Art 13/14 DSGVO zur Datenverarbeitung vornehmen können bzw. müssen. Die jeweils aktuelle Version dieser Information nach Art 13/14 DSGVO finden Sie jederzeit auf unserer Homepage www.Trendbalance.de/datenschutz.